نظام ساماندهی و آراستگی محیط کاری (5S)

روش نظام یافته ای برای ساماندهی و آراستگی محیط کاری ( اگر ما این مفهوم را اجرا کنیم در درجه اول محیط کاری ما یک آراستگی پیدا میکند پس میتوان تا اینجای تعریف جنبه ظاهری این متد را دید) وبرقراری مقررات و استانداردها و حفظ نظم و انضباط لازم برای انجام صحیح کارها.(اینجا به بعد تعریف نشان میدهد که 5S فراتر از جنبه های ظاهری است. در اصل با پیاده سازی کامل و صحیح این مفهوم قصد داریم  به منظور اینکه بتوانیم با نظمی که در سازمان پیاده میشودهمه کارها را به صورت صحیح انجام بدهیم، دیسیبلین در سازمان برقرار کنیم)
نظام آراستگی فقط مربوط به اقلام فیزیکی نیست، کامپیوتر شما هم باید به همین شکل باشد. صفحه دسکتاپ شما هم باید مرتب باشد.

اجزای 5S چیست؟

5S همانطور که از اسم آن مشخص است از 5 بخش تشکیل شده است. این 5 کلمه در اصل ژاپنی هستند که اگر این حروف را به لاتین بنویسم با حرف S شروع میشوند. تمام این 5 کلمه زیر مجموعه تفکر ناب هستند.

پاکسازی

یعنی شناسایی و دور کردن اقلام زائد و غیر ضروری از محیط کاری. به صورت خلاصه آن چیزی که به درد شما نمیخوره نگه ندارید. اگر که فکر میکنید که یک کالا یک روزی به درمیخورد و تا آن روز حالا گوشه ای از انبار باشد در این متد جایگاهی ندارد.

اهداف پاکسازی

•  
• 1- از بین بردن موانع انجام آسان کارها
• 2- از بین بردن نیاز توجه و نگهداری اقلام غیر ضروری
• 3- از بین بردن احتمال بروز اختلال و آشفتگی، به سبب وجود اقلام غیرضروری
• 4- پیشگیری از انباشتگی اقلام غیرضروری

مرتب سازی

یعنی قرار دادن اقلام مورد نیاز در مکان مناسب و مشخص، به نحوی که به سرعت و به آسانی در دسترس باشد.

اهداف مرتب سازی

•  
• 1- ایجاد نظم و ترتیب در محل کار
• 2- افزایش سرعت و سهولت دسترسی به اقلام مورد نیاز
• 3- کاهش اشتباه ها
• 4- ارتقا بهره وری از طریق حذف زمان تلف شده برای جستجو اقلام مورد نیاز

پاکیزه سازی

 این مفهوم با پاک سازی فرق میکند. یعنی تمیز کردن محیط کاری و وسایل و تجهیزات و جلوگیری ازآلودگی و کثیف شدن آن ها.این قسمت خیلی آموزشی نیست و بیشتر به خود ما برمیگردد و اقلامی که اطراف ما هستند به صورت امانت در سازمان همیشه تمیز نگهشان داریم.

 استاندارد سازی

 به معنای حفظ و نگهداری وضعیت آراستگی مطلوب و جلوگیری از به هم خوردن نظم و انضباط و ایجاد آلودگی و کثیفی. ژاپنی ها متوجه شدند که اگر بخواهند به همان 3 تا S اول بسنده کنند وضعیت انضباط به دست می آید ولی خیلی زود برمیگردد به حالت اول و برای اینکه نتایج مثبت حاصل از اجرای S های قبلی را حفظ کنیم و نگه داریم S چهارم را ابداع کردند. این بخش یک همت مضاعف است که به ما کمک میکند که آن نتایج مثبت را که با مشقت که از اجرای موارد قبلی به دست آوردیم نگه داریم و نگذاریم برگرده به حالت بی نظم قبلی.

اهداف استاندارد سازی

• 1- حفظ و نگهداری تمیزی و نظم و ترتیب
• 2- جلوگیری از انجام عملیات نامناسب و درست
• 3- ایجاد سهولت در تشخیص نابهنجاری ها و بی قاعدگی ها
• 4- استاندارد سازی فعالیت ها و اقدامات صحیح و مناسب
• 5-  تعریف برنامه زمانی منظمی برای انجام مراحل قبلی (پاکسازی، مرتب سازی و پاکیزه سازی)

فرهنگ سازی

یعنی وضعیتی که همه افراد، نظم و ترتیب و آراستگی را به عنوان طریقت زندگی و به صورت یک فرهنگ، آگاهانه و با میل و رغبت رعایت میکنند. منتظر نمانیم تا دیگران کاری را انجام دهند اگر فکر میکنید کار خوبی است از خودتان شروع کنید. اگر که من صبر کنم تا دیگران یک کار را شروع کنند سنگ روی سنگ بند نمیشود. بزرگی گفته است اگر میخواهی دنیا را تغییر بدهی اول باید خودت را تغییر بدهی. پس ما باید سعی کنیم خودمان الگویی بشیم برای دیگران و این فرهنگ را از خود به دیگران هم ترویج بدهیم.

اهداف فرهنگ سازی

• 1- حفظ و نگهداری نظم و انضباط
• 2- تامین آموزش نظام آراستگی
• 3- ارتقای آگاهی نسبت به کیفیت و بهره وری
• 4- اجرای برنامه 5S با حمایت و مشارکت مدیران
• 5- اجرای برنامه 5S در قالب کار گروهی
• 6- ایجاد جو سالم برای رقابت
• 7- افزایش حس تعلق و مالکیت سازمانی در افراد
• 8- ترویج فرهنگ انضباط

مزایا و منافع 5S

پیاده سازی و اجرای صحیح نظام آراستگی چه مزایا و منافعی برای شرکت ها دارد؟ اصلا چرا یک شرکت باید به سمت اجرای 5S برود. اگر برای شما هم این سوالات به وجود آمده خواندن این پاراگراف خالی از لطف نیست.
زیباسازی و افزایش جذابیت محیط کاری و ارتقا روحیه کارکنان (این عامل یکی از عواملی است که باعث انگیزه در کارکنان میشود. اگر محیط کاری ما کثیف باشد، هیچ چیزی سرجایش نباشد، شلوغ و بی نظم است بیشتر ترغیب میشویم یا اینکه یک جای تمیز برویم؟)
• ایجاد فرهنگ نظم و انضباط کاری ( تحقیقات نشان میدهد افرادی که نظم و انضبط بیشتری دارند، استرس کمتری دارند.)
• دسترسی آسان به ابزارها و لوازم مورد نیاز و جلوگیری از استفاده اشتباه از لوازم مشابه
• کاهش خستگی و فشار روانی کاری
• افزایش ایمنی و کاهش حوادث و سوانح  کاری
• حفظ بهداشت محیط کاری و رفع آلودگی ها
• کاهش خرابی ماشین آلات
• کاهش زمان انجام کارها
• کاهش ضایعات و هزینه ها
• بهبود کیفیت و بهره وری (هدف اصلی 5S است و هدف آن کیفیت محصول و رضایت مشتری است که این خود باعث نشاط و افتخار در بین کارکنان میشود. فایده ای ندارد وقتی که ما تمیزی و رعایت کنیم ولی رضایت مشتری را در نظر نگیریم.)

در این دوره آموزشی چه نکاتی را یاد میگیریم:
این موارد روس مطالبی است که قصد داریم در این دوره به آنها بپردازیم. این دوره پیش نیاز خاصی ندارد و مخاطبین اصلی آن هم تمامی کارکنان سازمان در رده‌ها و سطوح مختلف می باشند. تمام هدف گروه آموزشی پارس پژوهان این است که مراحل اجرایی انظام آراستگی به صورت کاملا کاربردی و پروژه محور به دانش آموختگان و شرکت کنندگان این دوره آموخته شود.
در ابتدا به معنی و مفهوم 5S اشاره خواهیم داشت اینکه این مفهوم چیست و تعریفی از آن را خواهیم داشت.
سپس به سراغ اجزای آن میرویم و به معنی هر کدام از این بخش های 5 گانه که با حرف S شروع میشوند خواهیم پرداخت.
 در ادامه به فلسفه و اهمیت این مفهوم میپردازیم.اینکه چه چیزی شد که همچین روشی ابداع شد.خواستگاه 5S از کجا است؟ اگر ما الان در سازمانی شاغل هستیم این مفهوم به چه کار ما می آید و اگر میخواهید در آینده شغلی به دست بیاورید این حوزه چه جایگاهی در ارتقاء شغل آینده شما خواهد داشت.
 در گام بعد به معرفی مزایا و منافع 5S میپردازیم.اگر سازمانی بتواند این مفاهیمی که ما قرار است در این دوره به آنها بپردازیم را درست اجرا کند چه چیزی نصیب آن سازمان خواهد شد.
عنوان بعدی که به آن اشاره خواهیم کرد تعریف و اهداف و مراحل اجرایی هر یک از اجزای 5S خواهد بود. این قسمت از سرفصل های دوره مهمترین بخش خواهد بود. اینکه چطوری میتوانیم ما این مفاهیم را در عمل اجرا و پیاده سازی کنیم. سعی خواهیم کرد گام هایی را بگویم که شما هم با برداشتن این مراحل به راحتی بتوانید این متد را در محل کار و یا محل زندگی خودمان اجرا کنیم.
 بخش بعدی دوره مربوط به ممیزی 5S میشود. ممیزی فرآیند پرسش گرایانه ای است که از طریق این فرآیند با طرح سوال هایی و یافتن پاسخ به این سوال ها میتوانیم متوجه بشویم که تا چه اندازه در اجرای نظام آراستگی موفق بوده ایم. نقاط ضعف ما چه چیزی بوده است، نقاط قوت ما چه چیزی است که با از بین بردن نقاط ضعف و با تقویت نقاط قوت بتوانیم این سیستم بهبود بدهیم.
 در انتها هم خط مشی آراستگی را بررسی میکنیم. یک بیانیه است که در آن جمله هایی، عبارت هایی یا یک متنی که در یک صفحه کاغذ A4 نوشته میشود. مدیر ارشد سازمان مسئول نگارش آن است و در این بیانیه جهت گیری و موضع گیری کلی سازمان از دید ایشون نسبت به آراستگی محیط کار روشن میشود. اهداف، آرمان ها، برنامه ها و سیاست های کلان سازمان در قالب این بیانیه روشن و شفاف میشود و سازمان باید اهدافی را پیش بگیرد و اقداماتی را انجام بدهد تا ثابت کنیم که این خط مشی این بیانیه شعاری نیست و جنبه عملی دارد.

نتیجه گیری

به نظر میرسد که پیاده سازی نظام آراستگی برای بسیاری از شرکت ها کاری لذت بخش باشد ما هم با شما موافق هستیم و تمام تلاش خودمان را انجام میدهیم که تک تک اجزای 5S را ریز به ریز جلو ببریم تا هر زمان که قصد پیاده سازی و اجرای صحیح آن را داشتید موفق باشید این اجزا شامل اهداف این بخش ها، مراحل اجرایی، اصول و قواعد، نکات اجرایی، بررسی چند نمونه موفق، پیاده سازی عملی و کاربردی و... می باشد.

نویسنده: پوریا گرجی، کارشناس دپارتمان مدیریت گروه آموزشی پارس پژوهان